知財管理ソフトウェアのプロバイダーを選択する際に考慮すべき10の要素

本記事は英文ブログを日本語に翻訳再編集したものです。本記事の正式言語は英語であり、その内容・解釈については英語が優先します。

知財管理ソフトウェアを選択する場合、多くの選択肢があります。適切なソフトウェアを評価し、選択することは、非常に難しいことです。ここでは、知財管理ソフトウェアのプロバイダーを選択するための10のヒントをご紹介します。

近年、知的財産管理ソフトウェア（IPMS）は大きな進歩を遂げました。テクノロジーの進化に伴い、多くの企業や法律事務所が、旧来のシステムではもはやニーズに応えられないと感じています。市場には多くの選択肢がありますが、すべてのIPMSプロバイダーのシステムが同じように作られているわけではありません。適切なプロバイダーを選択することは、利点と潜在的な落とし穴に満ちた複雑なタスクのように思えるかもしれません。今日のプロセスを改善し、将来のニーズに対応するためには容易に拡張できるプロバイダーを選択する必要があります。

もし、あなたが知財管理ソフトウェアのプロバイダーを選んでいる最中であれば、このブログがお役に立つこととなるでしょう。

1.評判・強み

プロバイダー候補の体力と健全性を評価することが重要です。アクティブユーザーである顧客基盤が拡大しているプロバイダーを探しましょう。G2やSalesforce Appexchangeなどのオンラインレビューサイトで、プロバイダーとそのソリューションやサービスに対するユーザーのレビューを読んでみてください。

また、プロバイダーが新しい機能の開発に投資しているかどうか、知財関連のデータベースや追加の知財関連サービスを提供しているかどうかも確認する必要があります。これらはすべて、プロバイダーが将来にわたってお客様のニーズを満たすことができるかどうかを示すものです。

2.統合の柔軟性

そのプロバイダーは、他の最高水準のシステムとの統合機能を提供していますか？他のソリューションとの深い統合を可能にするオープンAPIを備えたIPMSソリューションを探してください。これにより、既存のシステムや特定の機能のプロセスを維持しながら、最新のIPMS技術を最大限に活用する柔軟性が得られます。

3.セキュリティと性能

サイバー攻撃、ランサムウェア、企業スパイは増加の一途をたどっています。 IPMS プロバイダーがデータを保護し、最適なパフォーマンスを確保するために適切な措置を講じていることを確認することは、これまで以上に重要になっています。

アプリケーションを監視する専任の Dev-Ops チーム、専任のセキュリティチーム、および堅牢な認証保護を含む柔軟なセキュリティモデルがあることを確認してください。プロバイダーが提携しているサードパーティについて尋ねて、確かな実績を持つ信頼できる企業であることを確認することもお勧めします。これらは、プロバイダーが効果的にリスクを管理しながら、期待されるパフォーマンスを実現する能力を評価するための重要な要素です。

4.各国法・フォームの網羅性

世界の知的財産法は絶えず変化しているため、IPMS に正確で最新の国の法律定義が含まれていることが重要です。同様に、適切に管理された特許商標庁 (PTO) フォームライブラリは、時間のかかるデータのコピーアンドペーストを回避するために重要です。プロバイダーが国とフォームを更新する頻度、これらのプロセスが自動化されているかどうか、カスタマイズされた国の法律規則が許可されているかどうか、PTO フォームの生成がシームレスに統合されているかどうかを知ることが重要です。

5.タスク・ワークフロー管理

タスクの合理化と自動化は、IPMSの重要な成功要因です。IPMSソリューションは、プロバイダーが大規模な設定をしなくても、組織独自のワークフロー要件を満たすように調整できることを確認してください。

ワークフローの「ビルディングブロック」を提供し、条件付きロジックに基づいて、タスクの開始やスケジュール、電子メールの生成、フィールドの更新などを簡単にカスタマイズできるソリューションを探してください。理想的なソリューションは、IP部門に新たな負担を強いることなく、ユーザーに権限を与えることができます。

6.検索とレポート

複雑な知的財産データを簡単に見つけ出し、明確で実用的なレポートを素早く作成する能力は、IPMSの重要な成功要因です。知的財産ポートフォリオの全文キーワード検索や強力なフィルタリングなどの機能により、時間と労力を節約することができます。最高のソリューションは、柔軟なデータフォーマットで幅広いレポートを作成でき、レポートを即座にカスタマイズすることができます。ユーザーのニーズに合わせて適切な情報を表示するダッシュボードやビジュアライゼーションは、意思決定者に情報を提供する上で重要です。

IPfolioにおけるダッシュボードとビジュアライゼーション

7.セキュアなコラボレーション

IPMSは、コラボレーションのためのプラットフォームを提供する必要があります。

プロバイダーは、内部ユーザーと外部パートナーの両方によるIPMSへのアクセスをサポートする必要があります。権限とセキュリティの管理は、外部の関係者が閲覧できる内容を制御し、その活動を監視するための監査とレポートが容易に行えるようにする必要があります。これらの要素は、許可されたアクセスのみを確保しながら、生産的なコラボレーションを促進するために不可欠です。

8.先行技術・IDS管理

先行技術

の管理と情報開示報告書（IDS）の作成は、非常に時間のかかる作業です。この重要な作業を効率化するために設計された、専用のIDS管理機能を持つIPMSを探してください。特許、公開、NPL文書の検索可能なライブラリが含まれていますか？グローバルな特許情報と統合されていますか？USPTO SB08フォームを正しいフォーマットで簡単に生成できますか？これらやその他の重要な機能は、特に多くの引用を伴う出願において、時間と労力を節約することができます。

9.IPデータロードマップ

IPデータの威力は拡大しています。IPMSに投資する前に、プロバイダーのIPデータ戦略を理解することが重要です。頻繁に更新される高品質のIPデータにアクセスでき、データを活用して検証や充実化、自動化、ワンクリック・ドッキング、その他の利点を提供しているかどうかを確認しましょう。また、関連データの検索を簡素化し、一般的なタスクを自動化する機能を備えたプライベートPTO統合を提供する必要があります。これらの要素は、IPデータのビジネス価値を最大限に引き出す鍵となります。

FoundationIPにおけるIPデータの検証

10.実装、トレーニング、サポート

IPMSの導入では、混乱を最小限に抑え、価値実現までの時間を短縮することが重要な成功要因です。プロバイダーが明確に定義された実装手法を持っていることを確認してください。専任のプロジェクトマネージャーと強力なカスタマーサポートチームがいますか？プロバイダーはテストに責任を持ちますか？知識豊富なオンデマンドのトレーニングやサポートをニーズに合わせて提供してくれますか？プロバイダーが販売後もずっとサポートしてくれることを確認することは、ソリューションの価値を最大化し、頭痛の種を最小限に抑えるために非常に重要です。

適切な IPMS プロバイダーの選択

IPMSプロバイダーを選択することは、慎重に検討し評価することが必要な重要な決定です。クラリベイトでは、業界をリードする知的財産管理ソリューションを構築するために多大な投資を行っています。弊社のソリューションは1,600社以上のお客様が、貴重な知的財産資産を管理するために日々利用しています。

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